Pour préparer une réunion, commencez par écrire ce qui doit être décidé à la fin. L’IA peut ensuite vous aider à classer vos notes et à répartir le temps. Elle ne connaît ni les disponibilités de vos collègues ni les décisions déjà prises si vous ne les lui donnez pas.
Résultat visé : un ordre du jour que vous pourrez relire, corriger et envoyer vous-même. L’exercice se fait avec les notes fictives ci-dessous et un assistant de texte. Il ne demande ni accès à un agenda ni enregistrement de participants.
1. Écrivez le résultat attendu en une phrase
Dans cet exemple entièrement fictif, une petite association prépare une réunion de 30 minutes pour organiser son prochain atelier. L’objectif est : choisir un format d’atelier et lister les vérifications nécessaires avant de l’annoncer.
Les notes disponibles sont les suivantes :
Réunion de préparation, durée 30 minutes. Deux formats envisagés : une initiation unique de deux heures, ou deux séances d’une heure. Une salle est proposée mais sa disponibilité reste à confirmer. Nous ne connaissons pas encore le nombre de personnes intéressées. Le matériel disponible doit être recensé. Aucun budget n’a été validé. Nous voulons repartir avec un format préféré et une liste d’informations à obtenir avant publication.
Ce cadrage évite de transformer la réunion en discussion générale. Le groupe peut choisir une préférence, mais il ne peut pas annoncer une date ou un prix qui n’existent pas encore.
2. Demandez une proposition limitée aux notes
Copiez ce prompt, puis les notes :
Prépare un ordre du jour de 30 minutes à partir de ces notes uniquement. Pour chaque séquence, indique une durée, le sujet et le résultat attendu. Sépare les informations connues des questions ouvertes. Ne fixe aucun budget, aucune date d’atelier et aucun responsable. Termine par les informations à préparer avant la réunion. Le groupe doit choisir un format préféré, sans présenter ce choix comme une programmation confirmée.
Vous pouvez ajouter le nombre de participants ou une contrainte connue. Inutile d’introduire des noms, coordonnées ou conversations personnelles pour obtenir cette structure. Pour un dossier professionnel réel, utilisez seulement des informations que votre organisation autorise à transmettre : c’est l’une des précautions rappelées par la CNIL sur l’usage des IA génératives.
3. Vérifiez que l’ordre du jour mène à une décision
Voici une proposition construite pour l’exercice :
| Durée | Sujet | Résultat attendu |
|---|---|---|
| 5 min | Rappeler l’objectif et les inconnues | Accord sur ce qui peut être décidé aujourd’hui |
| 10 min | Comparer les deux formats | Avantages et contraintes de chaque option |
| 10 min | Choisir un format préféré | Préférence du groupe et conditions à vérifier |
| 5 min | Organiser la suite | Liste des démarches ; responsables et échéances à convenir en séance |
Le total fait bien 30 minutes. La dernière ligne prévoit une discussion sur les responsabilités ; elle ne prétend pas que quelqu’un a déjà accepté une tâche.
Avant la réunion, il serait utile de réunir les disponibilités de la salle, un inventaire du matériel et une première indication de l’intérêt du public. Si ces éléments ne sont pas disponibles, inscrivez-les comme questions ouvertes. Une case vide vaut mieux qu’une réponse inventée.
4. Préparez votre support de notes
Demandez ensuite un tableau vide avec quatre colonnes : décision prise, action, personne ayant accepté l’action, échéance convenue. Remplissez-le pendant la réunion. Ce support aide à distinguer ce qui a été proposé de ce qui a réellement été décidé.
Après la réunion, vous pourrez utiliser l’IA pour mettre au propre vos notes autorisées. Dans ce cas, demandez explicitement de ne pas transformer une proposition en décision et de conserver les points non tranchés. Faites valider les attributions et les dates avant de diffuser le compte rendu.
Votre contrôle avant envoi :
- Les durées totalisent bien 30 minutes.
- L’objectif tient en une phrase compréhensible.
- Chaque séquence produit un résultat utile à cet objectif.
- Aucune salle, date, dépense ou responsabilité n’est présentée comme confirmée sans preuve.
- L’ordre du jour reste assez court pour être lu avant la réunion.
L’erreur à éviter : ajouter dix sujets parce que l’outil les suggère. Si un sujet ne sert pas la décision attendue, retirez-le ou prévoyez un autre échange. Relisez aussi les formules trop générales : « optimiser la stratégie » n’indique pas au groupe ce qu’il doit décider.
Pour contrôler les faits d’un compte rendu, poursuivez avec vérifier une réponse d’IA. Vous pouvez choisir votre prochain exercice dans le parcours gratuit pour apprendre l’IA.