Un résumé utile doit vous permettre de retrouver l’essentiel et de savoir quoi faire ensuite. Pour l’obtenir avec une IA, indiquez votre besoin avant de fournir le texte : comprendre le sujet, préparer une réponse ou relever des échéances ne demande pas le même résumé.
Objectif de cet exercice : produire une fiche avec les faits, les actions et les points à confirmer. Utilisez le texte fictif ci-dessous. Vous pouvez le copier dans un assistant de texte ; aucune fonction d’importation de fichier n’est nécessaire.
1. Choisissez ce que vous voulez retrouver
Dans cet exemple fictif, vous préparez votre participation à une journée associative. Vous avez besoin de connaître le lieu, l’horaire, ce que vous devez apporter et la date limite pour répondre.
Voici le document de départ :
Note aux bénévoles — journée des associations
La journée aura lieu le 21 novembre à la salle des Tilleuls. Les portes ouvriront au public à 10 h. Les bénévoles chargés des stands sont attendus à 8 h 45 pour l’installation.
Chaque stand disposera d’une table. Les associations doivent apporter leurs affiches et leur matériel. Les besoins en prises électriques doivent être signalés à l’organisation avant le 10 novembre ; leur disponibilité n’est pas encore confirmée.
Une salle voisine sera accessible pour déjeuner. Aucun repas n’est prévu par l’organisation. L’accès au parking arrière dépendra des travaux : une information sera envoyée avant la manifestation.
Merci de confirmer le nombre de bénévoles présents avant le 12 novembre. Le rangement commencera à 17 h. Le bilan sera organisé ultérieurement ; aucune date n’est fixée.
2. Donnez un format qui rend les oublis visibles
Évitez une demande aussi vague que « résume ce document ». Essayez plutôt :
Je prépare ma participation comme bénévole. À partir du texte fourni uniquement, crée trois rubriques : faits confirmés ; actions à effectuer avec leurs échéances ; points à confirmer. Maximum 180 mots. Conserve les conditions et les réserves. N’invente ni date, ni responsable, ni service inclus. Si une information manque, indique « non précisé ». Texte : [collez la note].
Ces rubriques servent à séparer ce qui est acquis de ce qui demande encore une réponse. Vous pouvez adapter la longueur, mais évitez de comprimer le document jusqu’à faire disparaître une condition importante.
Pour un vrai document, vérifiez d’abord que vous êtes autorisé à le transmettre au service choisi. Retirer un nom ne suffit pas toujours à empêcher l’identification d’une personne. Notre guide sur les informations confidentielles dans les prompts explique cette différence ; la CNIL détaille les précautions d’usage.
3. Comparez avec la fiche attendue
Votre formulation peut être différente. Elle doit conserver ces éléments :
Faits confirmés
- Journée le 21 novembre, salle des Tilleuls ; installation à 8 h 45, ouverture au public à 10 h, rangement à 17 h.
- Une table par stand ; affiches et matériel à apporter.
- Salle accessible pour déjeuner ; repas à prévoir soi-même.
Actions et échéances
- Signaler les besoins électriques avant le 10 novembre.
- Confirmer le nombre de bénévoles avant le 12 novembre.
Points à confirmer
- Disponibilité des prises électriques.
- Accès au parking arrière.
- Date du bilan.
Le point délicat est ici l’électricité : « signaler un besoin » ne signifie pas « disposer d’une prise ». De même, une salle pour déjeuner ne signifie pas que le repas est fourni.
4. Contrôlez le résumé dans les deux sens
Commencez par le résumé : pour chaque affirmation, retrouvez le passage qui la justifie dans l’original. Ensuite, repartez de l’original : chaque échéance et chaque réserve utile sont-elles présentes dans la fiche ? Le premier contrôle repère les ajouts ; le second repère les oublis.
Sur un document long, travaillez par sections identifiées, puis rassemblez les fiches. Si le texte est mal reconnu, incomplet ou illisible, corrigez l’extrait avant de demander un résumé. Ne laissez pas l’outil compléter un passage manquant.
Vous avez réussi si une personne peut préparer sa venue avec votre fiche sans croire que le parking, l’électricité ou le repas sont garantis. Conservez le document original à côté du résumé pour les détails et les vérifications ultérieures.
L’erreur à éviter : demander une version « encore plus courte » plusieurs fois sans relire le document. La dernière version peut sembler claire tout en ayant perdu ce qui change l’organisation.
La prochaine étape consiste à préparer un ordre du jour avec l’IA. Les autres exercices sont accessibles dans le parcours gratuit pour apprendre l’IA.